Sirh

Aujourd’hui, beaucoup de PME fonctionnent encore avec une multiplicité d’outils et logiciels de gestion, chaque service ou département possédant ses logiciels spécifiques ou ses propres fichiers Excel, et chacun utilisant les données dont il a uniquement besoin. La gestion des ressources humaines s’effectue alors de manière cloisonnée et l’information circule mal, ce qui est source d’erreurs, de perte de temps ou de doublons. Pour optimiser leur gestion RH, la plupart des grandes entreprises ont, quant à elles, opté pour l’acquisition d’un SIRH.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

 
Un système d’information des ressources humaines rassemble toutes les informations RH de l’entreprise au sein d’une base de données commune aux services RH. Tous les collaborateurs ou une partie d’entre eux peuvent potentiellement y accéder.

Le système regroupe différents logiciels interconnectés entre eux qui prennent en compte l’ensemble de la fonction RH. Le portail se présente sous la forme de différents onglets thématiques, ou modules, reliés à la fonction RH dans son ensemble et rattachés à la paie : formation, gestion du personnel, gestion des demandes d’absences, gestion des temps de travail, gestion sociale, recrutement et gestion des talents, management des compétences, Hygiène – Sécurité – Environnement, Évaluation des Risques Professionnels et Pénibilité, GED (gestion électronique des documents)…

À partir de cette interface, il est possible de piloter l’ensemble des processus RH, organisés en workflows, avec différentes étapes, des circuits de validation, des alertes, et le paramétrage automatique de certaines tâches. Le logiciel peut disposer également de reportings ou de tableaux de bords. Si le SIRH comporte un module de gestion documentaire, il permettra également de produire les documents légaux comme le bilan social, le rapport égalité hommes femmes, le document unique, un format spécifique de la BDES (base de données économiques et sociales).

Au démarrage, les informations constituant la base de données initiale du SIRH sont généralement extraites du logiciel de paie, qui est la source la plus fiable car actualisée. Puis, chacun des services concernés viendra enrichir le SIRH, permettant un traitement croisé des données. 

 

Pourquoi abandonner les fichiers Excel et se doter d’un SIRH ?

 
Une des pratiques actuelles est l’utilisation par chaque service – voire chaque salarié – de ses propres fichiers Excel. Or, ce mode de fonctionnement cloisonne l’information et, surtout, est source d’erreurs. Les mises à jour et la fiabilité des informations ne sont pas garanties : des doublons peuvent exister, ou des doubles saisies d’un fichier à un autre, ce qui engendre également une perte de temps. Chacun utilise les données Excel dont il a uniquement besoin. Or, ces données peuvent être utiles et exploitées par d’autres services. Ces fichiers sont figés et ne facilitent pas le croisement des informations.

Se doter d’un SIRH présente de nombreux avantages dont la centralisation, l’homogénéisation et le partage des informations relatives à la gestion des ressources humaines. Non seulement, utiliser un seul logiciel sécurise les pratiques mais cela facilite aussi le recoupement et l’analyse des données.

De plus, le SIRH peut être accessible à différents profils d’utilisateurs, dont on configure les accès au préalable, en veillant à la confidentialité des données. Ainsi, les collaborateurs eux-mêmes peuvent l’utiliser pour effectuer différentes tâches : accéder à leur dossier salarié, déposer une demande de congé, remplir une note de frais, effectuer une demande de formation, tâches qui suivront ensuite le circuit de validation mis en place dans l’entreprise. Autant de gain de temps pour les services RH.

Quelques exemples des possibilités de gestion offertes par cette solution : automatiser, grâce à un système d’alertes, certaines gestions comme le renouvellement des formations obligatoires, déclencher un entretien professionnel au retour d’une absence longue d’un salarié, ou encore programmer des convocations à la visite médicale.

 

En résumé, les principaux autres atouts du SIRH sont de :

  • Centraliser et partager des informations RH identiques

  • Permettre à tous les salariés d’y accéder, grâce à la création de profils utilisateurs définis en amont, respectant la confidentialité des données

  • Suivre les mêmes processus RH et favoriser l’amélioration continue

  • Responsabiliser les managers en les outillant et contribuer à leur autonomie

  • Anticiper et favoriser la prise de décision

  • Améliorer l’organisation du travail, gagner du temps, et donc augmenter la productivité

  • Améliorer le service rendu auprès du personnel

  • Sécuriser les pratiques et respecter les obligations légales

 

Comment mettre en place et intégrer un SIRH ?

 

La première chose est de s’assurer que le projet est soutenu et porté par la direction pour que l’intégration soit réussie. Il s’agit de prendre en compte à la fois la dimension RH fonctionnelle, la dimension technique et la dimension financière du projet.

L’étape suivante consiste à créer un groupe projet réunissant les principaux utilisateurs (gestionnaires paie, assistantes RH, informaticien, responsables administratifs…) et à consulter le CSE. En effet, l’accompagnement au changement favorise l’implication des collaborateurs et leur appropriation du nouvel outil.

Les spécificités de l’entreprise et le mode de management des RH détermineront le type de solution la plus adaptée. Si vous optez pour un SIRH de type top-down, ce sont les processus de la maison mère qui seront déclinés auprès de l’ensemble de vos établissements. À l’inverse, un SIRH de type bottom-up prendra en compte les fonctionnements locaux pour les intégrer au niveau global. Il existe également une solution mixte qui permet de combiner les deux types.

Quel que soit le logiciel choisi, il est important de s’assurer qu’il puisse évoluer en fonction de la législation et des besoins de l’entreprise. En rencontrant différents éditeurs, vous pourrez comparer les offres. La plupart d’entre eux proposent des logiciels « modulaires » venant s’ajouter à l’offre de base, une fois votre portail RH minimal constitué. Vous pouvez donc acquérir certains modules de manière étalée, en fonction de votre calendrier et de votre budget.

La question du déploiement intégral ou partiel se pose donc, mais elle implique au préalable d’avoir réalisé des tests avec les utilisateurs concernés. Sachant que la mise en place d’un SIRH est un travail qui s’étale sur plusieurs mois, avec un coût élevé, beaucoup optent pour un déploiement progressif, module par module, en raisonnant par priorités réglementaires et calendaires. Le risque qui demeure est celui de l’utilisation des anciens logiciels en parallèle.

Au moment de l’acquisition, vous aurez également le choix entre acheter le SIRH ou le louer, moyennant un versement mensuel. Dans le premier cas, vous avez la main sur vos données mais il vous faut un espace de stockage suffisant sur vos serveurs et vous assurer des sauvegardes. Dans le second cas, l’éditeur s’occupe de tout. C’est pourquoi, il est nécessaire d’obtenir de sa part des garanties de sécurité.

Puis, en accord avec le groupe, le chef de projet établit un planning, afin de démarrer la phase d’état des lieux. Elle consiste à établir un diagnostic des outils existants, une mise à plat des processus et des procédures, service par service. Il s’agit de définir ensuite des profils utilisateurs principaux et secondaires, de sécuriser les accès en respectant la confidentialité, notamment la législation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Une intégration réussie passe donc par un accompagnement au changement et une communication auprès des collaborateurs tout au long de la phase de déploiement. Elle se conclura par la formation des utilisateurs, à prendre en compte dans votre budget.

 

Pourquoi les entreprises aiment les SIRH ?

À l’heure de la digitalisation, le SIRH donne une image attractive et innovante de l’entreprise, notamment auprès des nouvelles générations, mais aussi auprès de l’ensemble des salariés en leur permettant d’accéder à un portail RH convivial où les données sont plus transparentes.

De plus, le SIRH responsabilise les salariés en leur donnant la possibilité de renseigner directement certains formulaires, rassurant les services RH sur la véracité des informations. Ils accomplissent ainsi certaines tâches dévolues auparavant aux RH. L’outil représente donc à la fois un gain de temps et un élément de reconnaissance du salarié. En donnant un accès direct à certains documents tels que le catalogue de formations, le bilan social, le livret d’accueil, il participe aussi à la motivation des collaborateurs.

De plus, impliquer les salariés, c’est aussi, d’une certaine manière, contribuer à leur efficience.

Outre l’autonomie accrue des salariés, le SIRH possède des qualités pédagogiques favorisant la communication auprès des salariés, mais aussi les négociations avec le CSE, les syndicats, grâce aux documents et aux graphiques que l’on peut extraire.

En ce sens, il est aussi un outil d’aide à la prise de décision. 

 

Les enjeux du SIRH

 

L’un des objectifs du SIRH est de constituer LA référence en matière de données exploitables, de faciliter la gestion et l’exploitation par les RH. A plus long terme, il s’agit surtout de donner une vision globale et fiable des ressources humaines permettant de réfléchir sur la stratégie.

Le SIRH permet aux DRH de se concentrer sur leur cœur de métier et de travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée en facilitant les aspects opérationnels ou en les dégageant de certaines tâches.

C’est un véritable logiciel d’aide à la gestion des compétences et des talents, au recrutement, à la formation. De par l’exhaustivité des informations qu’il comporte, il représente une solution permettant d’initier une véritable stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Enfin, à l’heure de la mondialisation, le SIRH est un outil essentiel de coordination et de communication permettant d’homogénéiser les procédures, ainsi que de décliner, de manière optimale, une stratégie RH dans un groupe multisite ou à l’international.